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Produktiver arbeiten – Verwaltung einer To-Do-Liste

Stefan Wittwer
26/12/2018
Produktivität

Das menschliche Gehirn ist dafür gemacht, um zu denken – und nicht etwa, um sich ständig an Gedanken erinnern zu müssen. Gerade deshalb verwalten viele erfolgreiche Menschen ihre Aufgaben mit einer To-Do-Liste, mitunter mit grossen Vorteilen.

Eine To-Do-Liste zu führen bringt viele Vorteile, denn diese Gewohnheit gibt nicht nur jederzeit einen Überblick, was noch zu tun ist, sondern vermittelt auch ein Gefühl von Fortschritt und vermindert Stress, da die mentale Bandbreite nicht mehr aufgebraucht ist, sich im unpassendsten Moment wieder an Dinge zu erinnern, die man noch hätte tun sollen, sondern für kreativeres, produktiveres und entspanntes Arbeiten genutzt werden kann.

Wie beginne ich nun?

Es ist wirklich ganz leicht. Eine Aufgabensystem kann mit ganz unterschiedlichen Methoden angelegt werden. Dabei kommt es eigentlich nicht wirklich darauf an, welche Tools man hierbei verwendet, da sie grundsätzlich alle dem gleichen Zweck dienen und der Erfolg eher von der Verwendung abhängt.

Sehr empfehlenswert sind die Apps Things 3 (iOS), OmniFocus (iOS) und Wunderlist (Cross-Plattform). Für diejenigen, die bereits in Microsoft Outlook ihren Alltag leben, bietet sich natürlich auch die eingebaute Aufgaben-liste von Outlook an.

Wer analog arbeiten möchte, kann seine Listen in einem Journal führen; den meisten Personen ist jedoch zu empfehlen, eine App fürs Smartphone zu verwenden, da dieses viele ohnehin immer unterwegs dabeihaben und so spontane Einfälle direkt aufzeichnen können.

Die Inbox und das erste «Entleeren»

Nun widmen wir uns einer besonderen Übung – dem «Entleeren» des persönlichen Arbeitsgedächtnis in die Inbox. Öffnen Sie den Eingang ihrer To-Do-Liste, setzen Sie sich ca. 15 – 30 Minuten hin und notieren Sie absolut alles, was Ihnen im Kopf herumschwirrt. Das hilft nicht nur, ihre Gedanken und Tasks zu konkretisieren, indem Sie sie niederschreiben, sondern auch die Ideen aus dem Kopf in ein vertrautes System zu bringen.

Wenn Sie damit fertig sind, organisieren Sie die Tasks in Listen – es bietet sich hierbei an, gleich Fälligkeitsdaten und Prioritäten zu setzen. Für Dinge, welche einen grösseren Aufwand mitsichbringen, können ganze Projekte erstellt werden, und Ideen für die ferne Zukunft können in einer Liste «Irgendwann» abgelegt werden.

Abbildung von leansixsigma.community

Fertig. Versuchen Sie, Ihre Inbox zu oft wie möglich zu leeren und alle Tasks zu organisieren. Jetzt können Sie jeden Einfall, sobald Sie ihn haben, schnell in die Inbox eintragen, wissend, dass ihre Gedanken gut aufgehoben sind und dass Sie auf sie zurückgreifen werden.