Produktivität
Produktiver arbeiten – Verwaltung einer To-Do-Liste
2 Techniken, um dein Zeitmangement in den Griff zu bekommen
Produktiver arbeiten: Dateimanagement
Effizienz am Computer – 5 Tipps für Fortgeschrittene
Wie führe ich eine effektive To-Do-Liste?
6 Tipps für mehr Komfort im Home-Office

Wie führe ich eine effektive To-Do-Liste?

Stefan Wittwer
3/12/2020
Produktivität

Wichtige Aufgaben gehen vergessen, die mentale Bandbreite ist ausgeschöpft und der Alltag ziellos. Die To-Do-Liste ist ein einfaches und dennoch sehr mächtiges Tool, um genau diese Probleme zu lösen. Doch das funktioniert nur, wenn wir sie richtig einsetzen.

Eine To-Do-Liste zu führen, kann eine sehr wertvolle Angewohnheit sein, besonders für angehende UnternehmerInnen, die oft viele verschiedene Tasks gleichzeitig koordinieren müssen. Eine Liste kann helfen, die Kontrolle über den eigenen Alltag besser zu behalten und ein Gefühl der Ruhe zu bewahren, auch wenn die Umstände chaotisch sind oder man von allen Seiten her beansprucht wird.

Wenn eine To-Do-Liste gut geführt ist, wird sie zum vertrauten System und entlastet unsere mentale Bandbreite. Bei einer schlecht geführten Liste bleibt das Stresslevel hoch. Alle Dinge, die wir tun sollten, schwirren weiterhin im Hinterkopf herum und beanspruchen unsere Aufmerksamkeit. Dies führt zu kreativen Blockaden und einem Gefühl der Überwältigung. In diesem Beitrag betrachten wir, was eine effektive To-Do-Liste ausmacht.

Aussagekräftige Tasks mit konkretem nächstem Schritt

Viele To-Do-Listen sind leider nur unvollständige Erinnerungstabellen. Einträge wie «Rückruf», «Lernen» oder «Marketingplan» erfüllen zwar den Zweck, mich zu erinnern, dass ich irgendetwas noch erledigen sollte, aber sie helfen mir nicht, in diesen Aufgaben einfacher Fortschritte machen zu können.

Wie eine To-Do-Liste besser nicht aussehen sollte. Hier in Microsoft To Do
Beispiel einer in mehrere Kategorien unterteilte To-Do Liste mit verschiedenen Aufgaben, die wiederum in Unteraufgaben unterteilt sind. Hier in Todoist.

Eine effektive To-Do-Liste hilft, möglichst viele mentale Barrieren abzubauen, wenn es darum geht, eine Aufgabe zu erledigen. Je klarer die Aufgabe formuliert und eingegrenzt ist, desto einfacher wird es für mein gestresstes Zukunfts-Ich, sie zu beginnen.

Versuche deshalb, diese Sachen zu beachten, wenn du Sachen in deine To-Do-Liste aufnimmst:

Schreibe den Task möglichst präzise auf.

Die Aufgabe «Kapitel 2.3 in Financial Statement Analysis wiederholen» braucht weniger mentale Energie, um damit zu beginnen, als eine unvollständige Beschreibung wie «Lernen». Im schlimmsten Fall kann ich mich später gar nicht mehr erinnern, was eine Aufgabe bedeuten sollte (Wen hätte ich zurückrufen sollen und weshalb?). Schreibe die Aufgabe so auf, als würdest du sie jemandem ohne Kontext übergeben.

Breche grössere Projekte auf, indem du den nächsten Schritt aufschreibst.

Eine riesige Aufgabe «Marketingplan» bleibt ewig in der To-Do-Liste hängen und verursacht mehr Stress als Nutzen. Wenn ich stattdessen einen fassbaren nächsten bzw. ersten Schritt einfüge, hier zum Beispiel «Liste von Konkurrenten für Recherche erstellen», kann ich mich viel eher dazu bringen, in einem freien Moment daran zu arbeiten.

Erlaube dir, auch kleinere Fortschritte abzuschliessen

Auch wenn sich eine Aufgabe nicht noch weiter aufbrechen lässt und das Erledigen dennoch verhältnismässig viel Zeit benötigt, kann es trotzdem sinnvoll sein, den Umfang des Tasks zu verkleinern. Lange Zeit an einem einzelnen Task zu arbeiten, ohne ihn am Ende des Tages abhaken zu können, kann demotivierend wirken. Wörter wie «beginnen», «Weiterarbeit an» oder «für x Minuten» können helfen, auch in grösseren, nicht-strukturierbaren Aufgaben kleinere Tasks zu erstellen und so ein besseres Fortschrittsgefühl zu erlangen.

Regelmässig anpassen und grosszügig aufräumen

Wir Menschen sind notorisch schlecht, wenn es darum geht, unsere eigene Zukunft vorherzusagen. Durch Kurzsichtigkeit vergessen wir oft, dass wir auch in Zukunft wahrscheinlich viel zu tun haben werden und immer Neues dazukommt, insbesondere wenn wir mit grossem Optimismus viele Aufgaben auf die nächsten paar Wochen verschieben. Das Resultat? Endlose Listen alarmierend-überfälliger Aufgaben, die aber eigentlich oft gar nicht mehr relevant sind und deren Deadlines wir oft künstlich gesetzt haben.

Wie wir nicht enden sollten

Genau wie unser Alltag oft unerwartet eine andere Form annimmt oder sich unsere Prioritäten immer wieder verschieben, sollte die To-Do-Liste diese Veränderungen mitmachen.

Das bedeutet: regelmässig ungeniert alte Tasks, die früher wichtig erschienen, aber jetzt wichtigeren Dingen weichen müssen, löschen oder zumindest ihre Fälligkeit entfernen. Dadurch wird die Liste kürzer und verursacht weniger Stress. Sobald man sich daran gewöhnt hat, seine To-Do-Listen immer wieder aufzuräumen, ist es viel wahrscheinlicher, dass man sie viel aktiver verwendet. Wenn eine Liste zu voll ist, wirkt sie abschreckend und verliert dadurch ihren Nutzen, da wir sie lieber gar nicht mehr anschauen würden.

Das gilt auch während dem Tag. Es ist vollkommen normal, dass man vom Tagesplan abweicht. Entsprechend sollte man keinerlei Hemmungen haben, mitten am Tag die Planung über Bord zu werfen und die Liste so zu aktualisieren, dass sie wieder stimmig ist, insbesondere falls man sich zu viel eingeplant hat. Man darf die eigenerstellte Planung nicht zu ernst nehmen, da man sonst Gefahr läuft, sich unnötig künstlichem Stress auszusetzen.

Für diejenigen, die auf der Suche nach einer To-Do-App sind, sind Microsoft To Do und Todoist zu diesem Punkt erwähnenswert. In Microsoft To Do fängt die Liste «Mein Tag» jeden Morgen wieder leer an und kann mit vorgeschlagenen Tasks befüllt werden. Zudem hat Todoist eine Funktion, um alle überfälligen Tasks auf einen Schlag umzuplanen. Beide Apps sind sehr einsteigerfreundlich und in einer kostenlosen Version erhältlich.

Kombination mit einem Framework oder anderen Produktivitätsmethoden

Für diejenigen, die besonders viele Tasks jonglieren müssen oder eine stärkere Struktur benötigen, eignet sich ein To-Do-System wie Getting Things Done® als Methode, wie der Prozess vom Erfassen eines Gedankens bis hin zur laufenden Aktualisierung der Listen möglichst effektiv ablaufen kann.

GTD-Methode Ablauf

Es kann auch sinnvoll sein, um die To-Do-Liste mit anderen Techniken zu kombinieren, zum Beispiel Zeitmanagement-Methoden wie Timeboxing oder Pomodoro, falls man noch immer Schwierigkeiten hat, mit Aufgaben zu beginnen oder sie sich zu lange herziehen.

Trotz allen Techniken und Tools ist es aber wichtig, präsent zu halten, dass unser menschliches Dasein von Natur aus chaotisch ist und endloses Streben nach Effizienzgewinnen einen nachteiligen Effekt auf die mentale Gesundheit und paradoxerweise auch auf die Produktivität haben kann.

Diese Tools sollen uns dazu helfen, einen roten Faden durch den wirren Alltag ziehen zu können, und existieren nur, um uns zu unterstützen. Wem diese Konzepte zu viel Aufwand bedeutet oder sogar mehr Stress auslöst, soll sich darüber nicht den Kopf zerbrechen – für viele Personen reichen Stift und Papier oder eine einfache To-Do-App ohne zusätzliche Komplexität völlig aus. Manch andere finden damit allerdings eine bessere Arbeitsweise.

Der Schlüssel zum Erfolg ist hier also das Experimentieren – versuche möglichst viele verschiedene Wege und Techniken, und merke dir, welche dir gefallen und welche nicht. Hier einige Dinge, die du versuchen kannst:

  • Lies nach, wie ein System wie Getting ThingsDone® funktioniert
  • Teste unterschiedliche To-Do-Apps und bleibe bei derjenigen, die dir am wenigsten umständlich erscheint
  • Probiere Zeitmanagementtechniken aus, wenn du mit einem Task nicht vorwärtskommst